Voor veel bedrijven in de transportsector is automatisering in de facturatie en het afhandelen van disputes nog een onontgonnen gebied. Zonde als je bedenkt dat een automatiseringsslag tijd en geld bespaart en ook betekent dat de betaling van diensten sneller kan verlopen. Zeker omdat deze processen goed te automatiseren zijn door bijvoorbeeld te werken met pre-billing. Hoe ziet dat er dan precies uit? En welke voordelen levert pre-billing op?
Het proces van orderintake verloopt bij de meeste verladers al geautomatiseerd. Een order komt binnen via EDI of mail en afhankelijk van de aard van de opdracht zet een backoffice-systeem de order om tot een shipment. Vervolgens kan de verlader met behulp van een systeem voor carrierselectie zoeken naar de beste carrier.
Als de orders van een bepaalde periode of bepaalde bestemming geconsolideerd zijn, kan de opdracht uitgevoerd worden en ontvangt de verlader tot slot een factuur – op papier of elektronisch.
Het handmatig controleren van facturen en het zorgen dat betalingen worden uitgevoerd, is een tijdrovend proces. Terwijl de praktijk uitwijst dat 90 procent van de facturen correct is en kan worden betaald. Slechts in een tiende van de gevallen is er sprake van een dispute, dat al dan niet wordt opgelost. Steeds meer bedrijven kiezen daarom voor het concept van pre-billing of self-billing, waarbij een verlader een zogenoemde pre-billingfactuur naar de carrier stuurt. Dit maakt het mogelijk een aanzienlijk deel van het proces te automatiseren, en tijd en geld te besparen.
Hoe dat proces eruitziet? Op het moment dat een verlader een boeking doet, wordt het vrachttarief berekend – voor elke boeking vindt een nieuwe calculatie plaats. Voor iedere carrier stelt de verlader periodiek een pre-billingdocument op waarin de shipments inclusief de vrachttarieven en eventuele toeslagen benoemd zijn. Het aanmaken en verzenden van de pre-billing kan volledig geautomatiseerd verlopen, maar de verlader heeft ook de mogelijkheid om eerst een conceptfactuur naar de carrier te sturen.
Matchen
Met een gespecialiseerde softwareoplossing is het mogelijk om alle bedragen op de pre-billingdocumenten bij te houden als gefactureerde bedragen. Zodra de carrier de pre-billingdocumenten ontvangen heeft, stuurt hij een (papieren) factuur voor dat gehele bedrag. Alle gefactureerde bedragen worden gematcht met de gecalculeerde bedragen per shipment. Op elk nieuw pre-billingdocument staan ook eventuele openstaande bedragen vermeld. Wanneer een bedrag in het pre-billingproces incorrect is, kan de verlader de shipment aanpassen of een correctie toepassen. Deze correctie is direct zichtbaar in de volgende pre-billingdocumentatie.
Voordelen voor verlader én carrier
Pre-billing zorgt ervoor dat de gefactureerde bedragen kloppen met de overeengekomen vrachttarieven. Daardoor focust de verlader zich niet langer op de intensieve controle van elke factuur. De software doet dit nu automatisch. Dat scheelt tijd en geld én betekent ook dat de betaling van diensten aan de carrier sneller kan verlopen.
Dispute management
Om bij pre-billing mogelijke disputes zoveel mogelijk te voorkomen, is het raadzaam om ook geautomatiseerd dispute management in gebruik te nemen. Daarbij stuurt de verlader een elektronische draft pre-bill naar de carrier. De carrier kan binnen een afgesproken termijn eventuele disputes aangeven, bijvoorbeeld naar aanleiding van een foutief gehanteerd tarief of een langere dan afgesproken wachttijd bij aflevering. De carrier meldt deze terug waarna de verlader de disputes accepteert of afwijst. Vervolgens ontvangt de carrier de definitieve pre-bill.
Geautomatiseerd dispute management is een relatief nieuw concept in de transportwereld. Maar gecombineerd met pre-billing biedt het alle partijen in de vervoersketen de nodige voordelen voor procesoptimalisatie en efficiëntie. Het is daarbij van cruciaal belang dat een organisatie het contractmanagement goed op orde heeft. Alleen als alle tariefafspraken goed vastliggen en de data in de order op orde is, is het mogelijk om het proces van pre-billing en dispute management goed te beheren. Als dat het geval is, is er een wereld te winnen voor alle partijen in de keten.
Arthur Lasschuyt, Product Manager Transportmanagement Europe bij Descartes