Foresco automatiseert orderinvoer in Genk met AI van Hyperfox

Een bestelling voor pallets komt lang niet altijd netjes via een klantenportaal binnen. De ene klant mailt een pdf, de andere stuurt een Excel-bestand of gebruikt zijn eigen bestelformulier. Voor medewerkers betekent dat vaak hetzelfde werk: klant, product, aantallen en leverdatum overnemen in het ERP-systeem. Foresco probeert die stap in Genk te verkorten met software van het Hasseltse Hyperfox.

Bestelling lezen, medewerker laten beslissen

De AI-toepassing leest de binnengekomen documenten en haalt er de gegevens uit die nodig zijn om een order aan te maken. Die worden klaargezet in Microsoft Dynamics 365 Business Central. Een medewerker controleert het resultaat en geeft zijn goedkeuring. Als de software iets afwijkends opmerkt, wordt dat apart aangeduid.

Dat laatste is geen detail. De software neemt het overtypen weg, maar beslist niet zelfstandig of elke bestelling ook uitgevoerd kan worden. Een afwijkende leverdatum of een bijzondere klantafspraak vraagt nog altijd om een menselijke beoordeling.

Volgens het gezamenlijke persbericht van Foresco en Hyperfox werd tijdens de proef 80% van de bestellingen zonder manuele invoer verwerkt. Hoeveel orders daarvoor zijn onderzocht en hoeveel fouten de toepassing maakt, melden de bedrijven niet. Het gaat dus om een door hen gerapporteerd proefresultaat, niet om een onafhankelijk vastgesteld cijfer.

Van Genk naar andere vestigingen

Foresco produceert en beheert houten pallets en industriële verpakkingen. De groep zegt dagelijks tot 80.000 nieuwe pallets te leveren. Door de groei en overnames werken de vestigingen niet overal op dezelfde manier. Foresco wil de orderverwerking daarom verder standaardiseren en de aanpak uit Genk uitbreiden naar vestigingen in België en Nederland.

Voor de logistieke operatie kan dat verschil maken. Een verkeerd overgenomen aantal of leverdatum werkt immers door in productie, voorraadbeheer en transportplanning. Minder handmatige invoer kan zulke fouten helpen voorkomen. Of dat bij Foresco al tot minder misleveringen of lagere kosten heeft geleid, is niet bekendgemaakt.

Niet elke order past in een standaardproces

Foresco en Hyperfox kijken inmiddels ook naar klantspecifieke bestellingen, bijvoorbeeld producten die via een configurator worden samengesteld. Die uitbreiding wordt nog onderzocht. Juist zulke uitzonderingen zullen moeten uitwijzen hoe ver de automatisering kan gaan zonder dat medewerkers het overzicht verliezen.

De ervaring in Genk is daarmee vooral interessant als voorbeeld van een praktische toepassing van AI: niet een volledig autonoom magazijn, maar minder administratie tussen de mailbox van de klant en het ERP-systeem. De aangekondigde uitrol zal moeten aantonen of die aanpak ook bij andere vestigingen dezelfde resultaten oplevert.