Geopolitieke onrust, economische onzekerheid, tarieven, … Het zijn woelige tijden voor de wereldwijde handel. Voor bedrijven brengt dit een pak uitdagingen met zich mee, niet in het minst op het gebied van aangiften en andere douaneactiviteiten. Organisaties moeten hun operationeel model aanpassen om de groeiende volatiliteit onder controle te houden. Wie dat niet doet, riskeert voortdurend in een reactieve modus te blijven hangen.
De term ‘tarieven’ was enkele maanden geleden wereldnieuws onder impuls van de Amerikaanse president Donald Trump. Toch zijn tarieven eigenlijk niet nieuw. Ze bestaan al decennialang en zijn factoren waar bedrijven rekening mee moeten houden. Wat wel veranderd is, is de snelheid en de vluchtigheid van tarieven. Jarenlang gebeurde de handel in een relatief voorspelbare omgeving met dank aan de World Trade Organization (WTO) en vrijhandelsovereenkomsten. Het zorgde voor een stabiele basis waarop bedrijven hun strategieën konden uitbouwen.
Vandaag evolueren tarieven veel sneller en worden ze meer en meer ingezet als geopolitiek wapen. Het grootste probleem is hun onvoorspelbaarheid. Het verhoogt de kosten, vergt aanzienlijk meer werk en verkleint de marges voor bedrijven. Het verstoort inkoopbeslissingen en maakte plannen op de lange termijn onzeker. Voor sommige bedrijven draait deze situatie positief uit als concurrenten geen strategisch plan hebben om de risico’s te beperken. Maar dan is het belangrijk te beseffen dat dit geen concurrentievoordeel is. Het is een vorm van schadebeperking: een voordeel dat bedrijven de mogelijkheid biedt om zich op andere cruciale zaken te focussen. In een volatiele wereldwijde handelsomgeving is dat van kapitaal belang.
Meer dan tarieven
Voor bedrijven is het belangrijk dat ze controle krijgen over de risico’s van tarieven. En meer in het algemeen over het strategisch beheer van wereldwijde handelsbarrières. Ze moeten echt transformeren, aangezien die barrières (en niet enkel tarieven) ook in de komende jaren een vast onderdeel zullen blijven van de wereldeconomie. En rechtstreeks of onrechtstreeks spelen douaneverplichtingen een centrale rol in handelsbarrières, ongeacht welke landen erbij betrokken zijn. De douanepraktijken van bedrijven moeten daarom efficiënter en nauwkeuriger worden.
Douanepraktijken draaien niet alleen om tarieven en compliance. Het is een strategische rol die zich richt op risicobeheer en geïntegreerd zit in financiën, IT, de toeleveringsketen, belastingen en andere kritieke functies.
De douane-expert van vandaag is daarom geen technicus, maar iemand die orkestreert. Voor bedrijven is het dan ook erg moeilijk geworden om geschikte profielen te vinden. Daarom is het voor hen belangrijk dat ze grensoverschrijdende operationele douanetaken zoveel mogelijk centraliseren, outsourcen en automatiseren. Zodat interne teams zich kunnen focussen op controle en strategische analyse, waardoor ze beter voorbereid zijn om met onverwachte shocks om te gaan.
Het belang van outsourcing
Er bestaan veel misverstanden rond outsourcing. Concreet betekent het dat je de uitvoering van bepaalde diensten overdraagt aan een andere organisatie met duidelijke verantwoordelijkheden en meetbare resultaten. Centraal staat het principe van businesscontinuïteit, waardoor je je geen zorgen hoeft te maken over wijzigingen in volumes, tekorten of beschikbaarheden van personen. Is dat wel het geval, dan ben je bezig met het werven van personeel en niet met outsourcing. In douanebeheer is dat een strategie die vaak onderbenut blijft in bedrijven die de kracht van zo’n aanpak nog niet begrijpen, terwijl andere organisaties de directe voordelen wel al erkend hebben.
Outsourcing moet op een gestructureerde en intelligente manier worden aangepakt, met duidelijke best practices die echte schaalbaarheid mogelijk maken. Het is hierbij belangrijk dat het aantal exclusieve providers beperkt blijft, vooral in het uitbesteden van douaneactiviteiten. Anders dreigen fragmentatie en inconsistenties. Een gestroomlijnd model verbetert de flexibiliteit, garandeert de continuïteit, verbreedt de toegang tot kennis en vermindert vaak de kosten. Ook technische en compliance-taken kan je uitbesteden. Denk aan classificatie of het beheer van bijzondere douaneregels. Het zijn activiteiten die om constante monitoring vragen en baat hebben bij een betrouwbare partner.
Kies ook voor de juiste partners. En dat zijn niet noodzakelijk de bedrijven waar je al lange tijd mee samenwerkt. In een snel veranderende handelsomgeving moeten ook de ecosystemen evolueren, zeker op het gebied van consulting. Weerbaarheid, expertise, schaalbaarheid en strategische inzichten primeren op relaties die je in het verleden hebt uitgebouwd.
Veel bedrijven zijn trouwens niet tevreden over hun douane-expediteur, maar blijven er toch aan vasthouden uit gewoonte of uit vrees voor de complexiteit van het veranderen van provider. In een volatiele maatschappij is deze mindset gevaarlijk. Als het serviceniveau niet in lijn ligt met de risico’s en ambities van het bedrijf, dan is verandering geen optie meer.Dan is het een noodzaak.
Eerst data, dan pas technologie
Intussen speelt ook technologie een belangrijke rol in het schalen van douaneactiviteiten, maar het blijft niet meer dan een werkkader. De echte uitdaging is effectief databeheer. Veel bedrijven focussen op de technische kant van hun inklaringsproces, terwijl compliance-problemen meestal verderop in de keten ontstaan: in de kwaliteit en de validatie van de data. Zonder de juiste interne processen om data te verzamelen, te reviewen en goed te keuren, kan technologie nooit compliance garanderen. Technologie is met andere woorden een krachtige hefboom om processen te verbeteren, maar het vraagt ook om een vroegtijdige, strategische aanpak om betrouwbare douanegegevens te vergaren en verwerken.
AI kan zeker een grote rol spelen in het samenbrengen en analyseren van grote datavolumes. Op voorwaarde dat er een echte strategische aanpak aan voorafgaat voor verzamelen van data van alle interne en externe stakeholders die over totaal verschillende systemen werken en zullen blijven werken.
Voor bedrijven met grote internationale handelsvolumes zit de grootste uitdaging vandaag in het vinden van dienstverleners die deze ontwikkelingen in de wereldwijde handelsdynamiek echt begrijpen, maar ook wendbaar genoeg zijn om effectief te reageren en te blijven focussen op resultaten in een wereld waarin snelheid van uitvoering bijzonder belangrijk is.
De huidige situatie heeft één duidelijk voordeel: het onderscheidt partners die echt waarde leveren van zij die dit enkel claimen te doen.
Niemand kan voorspellen wat er morgen gaat gebeuren. Geen enkele organisatie heeft controle over geopolitieke spanningen of nieuwe wetten. Wat bedrijven wel in handen kunnen nemen, is hun organisatie- en functionele structuur. Zodat ze klaar zijn om te anticiperen en te reageren op onverwachte wendingen. Er is een ander operationeel model nodig voor het beheer van wereldhandel om de huidige volatiliteit onder controle te krijgen. Wie nu niet op de kar springt, dreigt de komende jaren achter de feiten aan te lopen of zelfs in nog veel woeliger weer terecht te komen.
Nicolas Urien
Head of Global Trade Advisory, Customs Support Group