CLX Logistics: 5 valkuilen bij het inkopen van transport

Transportvolumes en tarieven zijn gedurende de eerste helft van 2013 weer verder gedaald, echter lijkt er weer een stijging aan te komen. Branchecijfers geven aan dat vanaf Q2 vraag en aanbod in het wegvervoer meer in evenwicht zijn en de tarieven licht stijgen. Deze toename in volume kan de daling in Q1 en Q2 echter niet goedmaken, waarvoor er voor geheel 2013 een lichte afname van het transport volume ten opzichte van 2012 wordt verwacht.

Voor 2014 wordt een lichte toename in transportvolumes verwacht, waarbij de transporttarieven gedurende 2014 ook weer licht gaan stijgen (1).

Dit wordt ondersteund door de CLX Logistics transportkosten benchmark, waarin de meerderheid van de participanten aangeeft dat gedurende 2013 de tarieven zijn gedaald of verder zullen dalen, maar dat zij weer een stijging verwachten voor 2014 (2).

Om als verlader maximaal van de huidige lage transporttarieven te kunnen profiteren is zaak om nu de vrachttarieven te tenderen en opnieuw te contracteren.

Bij het uitvoeren van een transport tender kan er veel misgaan: denk aan vertraging (latere implementatie van tarieven = minder kostenbesparing en een lagere Return on Investment), hoge interne belasting (in een tender traject gaat toch al snel 400 manuur zitten!) en een verstoorde werkrelatie tussen verlader en vervoerder.

Uit onderzoek onder klanten van CLX Logistics blijkt dat er 5 grote valkuilen te onderscheiden zijn bij inkopen van transport:

  1. Tenderen zonder indicatie van het besparings potentieel
  2. Geen betrouwbare baseline
  3. Te weinig tijd, geen expertise en niet de juiste tools
  4. Geen gelijke kansen voor alle deelnemers
  5. Onvoldoende prioriteit en lange responstijden

 

Tenderen zonder indicatie van het besparings potentieel

Hoe weet je of er besparingspotentieel zit in de huidige transporttarieven? Gebruik je beschikbare industrie-benchmarks om te bepalen waar je staat ten opzichte van de concurrentie? Of is het toch een “onderbuikgevoel” dat zegt dat het tijd is om te tenderen?

Als kostenverlaging de intentie is van de tender, is vooraf inzicht in het besparingspotentieel van grote toegevoegde waarde. Denk aan alle verloren tijd en resources mocht er na afloop van de tender toch geen kostenreductie behaald zijn…

In de CLX Logistics Transport Benchmark worden transporttarieven met die van soortgelijke bedrijven vergeleken waarbij op transport-lane niveau het besparingspotentieel wordt aangegeven. Door dit inzicht kan gefundeerd de keuze gemaakt worden om slechts een beperkt aantal transport-lanes te heronderhandelen of om, bij voldoende besparingspotentieel, een volledige tender uit te schrijven.

Geen betrouwbare baseline

Een betrouwbare baseline is een realistische afspiegeling van het werkelijke zendingsprofiel en vormt de basis van een tender. Gebruik historische data over een representatieve periode en pas deze indien nodig aan voor toekomstige wijzigingen in zendingsprofiel.

Een goede baseline is cruciaal voor een scherp inzicht in de huidige transportkosten, maar ook om de transport-lanes te benoemen en tarievensheets op te stellen. Ook wordt de baseline gebruikt om de nieuwe tarieven aan te spiegelen en zodoende de uiteindelijke besparing en het succes van de tender te berekenen. Geen betrouwbare baseline zorgt voor de verkeerde focus in de tender en het ontbreken van de besparings-indicatie.

Te weinig tijd, geen expertise en niet de juiste tools

Vaak wordt een tender ‘naast’ de normale werkzaamheden uitgevoerd door een van de logistieke planners of managers. Bedenk dat het uitvoeren van uitgebreide transport tender extreme piekbelasting garandeert: het inzetten van 400 manuur (bijna een volledige FTE!) in een periode van 3 maanden is geen uitzondering. Het uitvoeren van een tender is moeilijk te combineren met de dagelijkse werkzaamheden. Daarnaast is vaak niet voldoende expertise beschikbaar om goede tender documentatie op te stellen en transport scenario’s op basis van nieuwe aanbiedingen te modelleren.

Dit resulteert altijd in vertraging van het proces en een lagere Return on Investment. Door het inkoopproces deels uit te besteden wordt de interne organisatie ontlast om maximaal financieel resultaat te behalen in een korte tijdsperiode. Eerdere implementatie van lagere transporttarieven zorgt immers voor meer besparing!

Geen gelijke kansen voor alle deelnemers

Objectiviteit in een transporttender is van groot belang om de beste fit tussen transporteur en verlader te vinden. Deze beste fit bestaat uit een combinatie van onder andere tariefstelling, bedrijfscultuur, kwaliteit van dienstverlening en service-eisen. Door een onafhankelijke toetsing van alle aanbiedingen op de juiste afwegingscriteria (kwantitatief én kwalitatief) kunnen gericht onderhandelingen gevoerd worden met een select aantal aanbieders.

Onvoldoende prioriteit en lange responstijden

Maak bij het selecteren van vervoerders de afweging tussen het aantal, de locatie en geografische dekking van de vervoerders. Veel verschillende vervoerders zorgt wellicht voor een hogere besparing, maar verhoogt de druk op de interne organisatie (denk hierbij aan aantal audits, business reviews, facturen, aanspreekpunten etc.). Te weinig vervoerders verhoogt het risico dat er geen capaciteit beschikbaarheid is binnen de gevraagde responsetijd en dat een oplossing gezocht moet worden op de spotmarkt.

In de meest recente tenders uitgevoerd door CLX Logistics is voor een combinatie van ‘local heroes’ en pan-Europese spelers (asset-based carriers én forwarders) gekozen voor voldoende lokale beschikbaarheid, korte responsetijd en scherpe tarieven.

Per transport-lane is 1 vervoerder gecontracteerd als hoofdvervoerder, maar tegelijkertijd is er ook een back-up vervoerder aangewezen. Deze back-up vervoerder komt uit de totale pool van “hoofdvervoerders” om het totaal aantal gecontracteerde vervoerders te limiteren, maar toch voldoende dekking en beschikbaarheid te garanderen.

Samenvatting

Door voorafgaand aan een tender een inschatting van het besparingspotentieel te maken worden tijd en resources niet onnodig ingezet. Zorg dat er een betrouwbare baseline wordt gesteld om de besparing van de tender (en het succes van de tender!) te kunnen meten, en begin niet aan een tender als er onvoldoende tender resources en kennis intern beschikbaar zijn.

Beschikbaarheid van benodigde data en een goede projectplanning met voldoende resources, eventueel, aangevuld met externe tender specialisten voor markt, proceskennis en analysetools komen het tender resultaat en snelheid ten goede.

Over CLX Logistics Europe

Hulp nodig bij het uitvoeren van een tender traject? De door CLX Logistics ontwikkelde Benchmark2Bid

aanpak is erop gericht best-in-class transporttarieven te realiseren binnen een kort tijdsbestek.

Met de CLX Logistics Benchmark database identificeren we voorafgaand aan een transport tender het te

behalen potentieel, waarna onze met onze gestructureerde tenderaanpak en beschikbare analysetools

snel maar grondig de transporttender wordt uitgevoerd.
1  Bronnen; TLN, Logistiek.nl, Rabobank Cijfers & Trends, ABN-AMRO, Danske Bank Freight Forwardning Index
2  CLX Logistics FTL & LTL Transportation Benchmark, 2013 Q1 – Q3

Meer weten? Bel ons op 040-2938616 of email naar [email protected]

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Deze site gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.